PRIVACYVERKLARING

The Preferred Suppliers B.V. 

The Preferred Suppliers gaat zeer zorgvuldig om met de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie. In deze verklaring lichten wij toe hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Wij respecteren de privacy van onze kandidaten en klanten en zorgen ervoor dat we zorgvuldig omgaan met de persoonlijke informatie die u met ons deelt. Dit privacyreglement dient voor Preferred Supplier als basis voor de verwerking van persoonsgegevens van haar klanten. Verwerking van uw persoonsgegevens is in overeenstemming met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (Wet AVG).

Wie zijn wij?

Wij zijn The Preferred Suppliers B.V., gevestigd te Amsterdam en verantwoordelijk voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens.

The Preferred Suppliers B.V., in de rest van deze verklaring “Preferred Supplier” genoemd, bemiddelt, werft en koppelt kandidaten voor interim en vaste opdrachten van verschillende bedrijven met name op het gebied van Finance en IT. We zijn actief in heel het land voor commerciële bedrijven, non-profitorganisaties en financiële dienstverleners, die nationaal en internationaal opereren, in diverse branches.

Contactgegevens

The Preferred Suppliers B.V.

T: 020-2617309

M: Contact@thepreferredsupplier.com

Reikwijdte 

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van kandidaten, sollicitanten en klanten door of namens Preferred Supplier als verwerkingsverantwoordelijke.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van onze relaties: kandidaten, sollicitanten, zzp’ers, (potentiële) professionals en adviseurs, opdrachtgevers en andere zakelijke relaties.

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder het beheer van het wervings-, selectie en introductieproces, bemiddeling, uitzending, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, onderzoek, planning en personeels- en salarisadministratie.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelen:

• In het bijzonder om een eerlijk en effectief wervingsproces te kunnen realiseren;
• Om correct en duidelijk met u te communiceren en u te informeren over het wervingsproces;
• Om feedback en klachten te verwerken en u daardoor beter van dienst zijn;
• Het beoordelen van uw kwaliteiten, geschiktheid en beschikbaarheid in verband met bemiddeling;
• Om achtergrond- en referentiecontroles uit te kunnen voeren;
• De verwerking van gegevens voor bepaalde functies in het kader van een pre-employment screening;
• Om u voor te stellen bij onze opdrachtgevers en inzicht te krijgen hoe we u daarin het beste kunnen ondersteunen en adviseren, waaronder loopbaanbegeleiding en training;
• Om u in overleg zo goed mogelijk in te plannen;
• Het aangaan van een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u en deze te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren en wet-/regelgeving na te leven;
• Het aangaan van een overeenkomst met een opdrachtgever en deze te kunnen onderhouden en naleven;
• De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
• Om te kunnen voldoen aan arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving en andere wettelijke en reglementaire voorschriften.

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 

Op basis van welke grondslagen verzamelen wij persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op grond van een gerechtvaardigd doel overeenkomstig de AVG. Uw persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u als betrokkene partij bent, of indien verwerking van de persoonsgegevens verplicht is op grond van de wet.

Ook kunnen we in voorkomende gevallen persoonsgegevens verwerken op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. Er is sprake van uitdrukkelijke toestemming indien u vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig uw wilsuiting heeft gegeven waarmee u aanvaardt dat uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Daarnaast moeten we uw persoonsgegevens bewaren voor onze eigen registratie en administratieve doeleinden, en om uw eventuele vragen of klachten af te kunnen handelen. De wettelijke verwerkingsgrond waarop wij ons in dergelijke gevallen beroepen is ons gerechtvaardigd belang nu het ons gerechtvaardigd belang is om nauwkeurige dossiers bij te houden over ons wervingsproces en om onze relaties met sollicitanten, kandidaten en klanten goed te kunnen beheren. In dat kader al altijd een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging plaatsvinden.

Belangrijk om te vermelden is dat u geen enkele wettelijke of contractuele verplichting heeft om Preferred Supplier tijdens het wervingsproces gegevens te verstrekken. Echter, als u de informatie niet verstrekt, zijn we mogelijk niet in staat om uw sollicitatie te verwerken of u in ons selectieproces op te kunnen nemen. 

Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Onder de verwerking van persoonsgegevens wordt verstaan: elke handeling of het geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van alle gegevens.

Wij verzamelen en verwerken verschillende gegevens over u, zoals:

• Naam, adres en woonplaats; 
• E-mailadres en andere contactgegevens;
• Geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
• Curriculum Vitae (CV), informatie over opleidingen, stages, werkervaring en vaardigheden;
• Eventueel aanwezig (LinkedIn-)profiel of andere op het internet gepubliceerde gegevens;
• Gegevens over uw beschikbaarheid, tarief etc.;
• Bewijs van uw recht om te werken, zoals bijvoorbeeld een foto, uw nationaliteit, geboorteplaats of rijbewijs, etc. (uiteraard voor zover in overeenstemming met wettelijke vereisten);
• Pasfoto en video – op vrijwillige basis;
• Persoonlijke informatie ontvangen van door u opgegeven referenties;
• Informatie die relevant is voor het bemiddelingsproces, zoals een gespreksverslag;
• Feedback/evaluaties van onze opdrachtgevers n.a.v. de door u uitgevoerde opdrachten;
• Relevante gegevens voor het maken van een opdrachtbevestiging voor interim opdrachten, zoals uittreksel KvK en BTW-nummer;

Deze informatie wordt op verschillende manieren verzameld, bijvoorbeeld middels sollicitatieformulieren, uw cv, uw paspoort of andere identiteitsdocumenten en van derden.

Gegevens verzameld van derden

Van de volgende derden kunnen persoonsgegevens worden verzameld:

• Wervingsbureaus waarvan wij de volgende gegevenscategorieën verzamelen: professionele en arbeidservaringen, referenties voor kandidaten, opleiding, vaardigheden, training en elk door de kandidaat behaald certificaat. Verklaring omtrent Gedrag (VOG) op basis van de controle die voor uw positie relevant is. U ontvangt het certificaat en dient ons het originele document op te sturen.
• De door u genoemde referenties van wie wij de volgende gegevenscategorieën verzamelen: Periode van dienstverband, positie binnen de organisatie.
  En alleen na de kandidaat te hebben geïnformeerd: informatie over hoe u heeft gepresteerd en of het bedrijf u weer in dienst zou nemen.

Bijzondere persoonsgegevens

Preferred Supplier legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. 

Met bijzondere persoonsgegevens wordt bedoeld gegevens over etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Klanten 

Als u klant bent van diensten, zullen wij informatie verzamelen en verwerken over personen in uw organisatie die ons in staat stellen met hen te communiceren en onze diensten te verlenen of diensten te ontvangen. We verwerken alleen de naam en zakelijke contactgegevens van de persoon.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld indien u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich bij ons inschrijft of u zich op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld.

Als wij uw gegevens niet direct van u hebben gekregen, dan verzamelen wij eventueel ook via social media persoonsgegevens, maar echter uitsluitend indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat u geïnteresseerd zou zijn in werk. We vragen u dan of u interesse heeft om u in te schrijven. Heeft u dat niet, dan kunnen we uw wens vastleggen zodat u niet nogmaals door ons benaderd wordt. 

Het kan ook zijn dat wij informatie ontvangen van door u opgegeven referenties of van klanten en leveranciers waar u bent aangeboden, uitgeleend of waarvoor u werkt of hebt gewerkt.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Preferred Supplier deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wij hanteren het principe ‘minimale gegevensverwerking’ en delen alleen de gegevens die deze derden nodig hebben om hun taken uit te voeren.

We onderscheiden de volgende categorieën:

• Onderaannemers en leveranciers, zoals gegevensverwerkers;
• Derden die functies in onze opdracht uitvoeren, zoals zakenpartners, externe adviseurs (b.v. advocaten, auditoren) en testinstituten;
• Opdrachtgevers;
• Door u opgegeven referenten en organisaties die we op uw verzoek informatie mogen verstrekken (b.v. een potentiële werkgever);
• Overheidsinstanties en andere instanties indien wij dit verplicht zijn;
• Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Prefered Supplier blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Indien verwerking van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift dan wel ter uitvoering van de overeenkomst, is voor verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden uw voorafgaande toestemming nodig.

Onder “derde” wordt verstaan: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de gebruiker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of namens de bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. Dat betekent dat we uw persoonlijke gegevens zullen bewaren tijdens de hele periode van onze relatie en terwijl wij onze dienstverlening bij het vinden van werk aanbieden. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt u te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens verzameld en vervolgens verwerkt zijn.

Indien u niet door ons geplaatst werd, worden uw minimaal noodzakelijke gegevens tot 3 jaar na het laatste contact bewaard. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard. 

Als u wel geplaatst bent, dan hanteren we een bewaartermijn van 5 jaar tot na het laatste contact met u. Aan het eind van deze termijnen zal u opnieuw benaderd worden met de vraag of u bij ons geregistreerd wil blijven.

Voor andere zaken bepalen we de vereiste bewaartermijn aan de hand van wet- en regelgeving en het risico op eventuele claims waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Preferred Supplier gebruikt alleen technische en functionele cookies. Ook maakt zij gebruik van analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Uw rechten

U heeft als betrokkene het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt eisen dat wij onjuiste of onvolledige gegevens corrigeren, zodat deze juist en volledig zijn. Het kan zijn dat er een goede reden is, zoals een wettelijke verplichting, om de persoonsgegevens toch te verwerken of niet te verwijderen. 

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens Preferred Supplier. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens wanneer Preferred Supplier zich beroept op haar gerechtvaardigde belangen als de juridische grondslag voor gegevensverwerking. 

Tevens kunt u vragen dat wij gedurende een periode stoppen met de verwerking van uw gegevens als deze gegevens onnauwkeurig zijn of als er een geschil bestaat over het feit of uw belangen zwaarder wegen dan de legitieme gronden voor verwerking van gegevens.

Van belang is om u in dit kader nogmaals te wijzen op het feit dat indien uw persoonsgegevens op basis van toestemming door ons worden verwerkt, u deze toestemming te allen tijde kunt intrekken.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar Contact@thepreferredsupplier.com. In geval van een verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij uw identiteit moeten kunnen vaststellen.

Wij willen u er tenslotte op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. 

We doen niet aan geautomatiseerde beslissingen

Preferred Supplier neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Beveiliging

Preferred Supplier neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met uw contactpersoon of via Contact@thepreferredsupplier.com.

Wees u er wel van bewust dat u zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van uw computerapparatuur, telefoon en van uw eigen internetverbinding en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt op eigen risico.